Het principe van de werkkostenregeling is: alles is loon, tenzij sprake is van een van de zes uitzonderingen, waaronder intermediaire kosten en een gerichte vrijstelling.
Een werkgever wordt geacht de kennis te hebben of in te kopen die nodig is om de Wet op de loonbelasting 1964 toe te passen op zaken die hij vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt aan eigen werknemers, ex-werknemers of derden. Een niet te onderschatten taak die vaak op het bordje van de salarisadministrateur terecht komt!
Belangrijk uitgangspunt hierbij vormt artikel 10 lid 1 van de Wet op de loonbelasting 1964 zoals hieronder vermeld:
“Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.”
Je zou dit ook kunnen samenvatten als: alle voordelen uit huidige en vroegere dienstbetrekking zijn loon. De Belastingdienst ziet toe op een correcte naleving van de Wet op de loonbelasting.
Alles is loon, tenzij…
Artikel 10 lid 1 van de Wet op de loonbelasting is samen te vatten als: alles is loon, tenzij… sprake is van:
- wellevendheid, sympathie of piëteit;
- een gerichte vrijstelling;
- intermediaire kosten;
- eigen bijdrage werknemer is gelijk aan de geldende waarde;
- loon in natura met nihilwaardering;
- vrijgesteld loon.
Dus toch niet alles is loon? Dat klopt. Zoals altijd zijn er op de hoofdregel uitzonderingen. Zodra sprake is van één van de bovenstaande vrijstellingen, is er in zijn geheel geen sprake van loon. Er is dus veel aan gelegen om te kijken of je als werkgever zoveel mogelijk aan deze vrijstellingen kunt voldoen om een vergoeding, verstrekking of ter beschikking stelling vrijgesteld bij de werknemer te krijgen.
Wellevendheid, sympathie of piëteit
Als hier sprake van is, valt dit buiten de relatie werkgever-werknemer. In dat geval is geen sprake van loon.
Gerichte vrijstelling
Denk hierbij bijvoorbeeld aan door de werkgever betalen van de zakelijke reiskostenvergoeding € 0,19 per kilometer, de VOG-verklaring, outplacement, studiekosten, extraterritoriale kosten etc.
Let op: om de gerichte vrijstelling daadwerkelijk te kunnen benutten, moet je deze kosten wel eerst aanwijzen in de vrije ruimte. Vervolgens gaan deze kosten niet ten koste van de beschikbare vrije ruimte omdat het een vrijstelling is. Vergeet je deze kosten aan te wijzen in de vrije ruimte, dan gelden ze helaas als belast loon.
Intermediaire kosten
Dit betreft kosten die de werknemer meestal voor of namens je werkgever voorschiet/maakt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van de wasstraat die de werknemer declareert voor een auto van de zaak, het kopieerpapier voor de printer dat hij bij de kantoorhandel haalt of de gedeclareerde kosten van een diner met een klant. Vergeet ook hier niet om deze kosten wel eerst toe te wijzen aan de vrije ruimte.
Eigen bijdrage werknemer gelijk aan geldende waarde
De werkgever bestelt een extra laptop en geeft die aan een werknemer omdat zijn vrouw – geen medewerker bij deze werkgever – er eentje nodig heeft. De werknemer vraagt bij afdeling inkoop de prijs op die de werkgever heeft betaald voor deze laptop en betaalt dat keurig aan zijn werkgever. Hier is geen sprake van loon.
Loon in natura met nihilwaardering
Dit betreft doorgaans het gebruik van voorzieningen die een werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt. Het gaat bijvoorbeeld om kleine consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd, ter beschikking gestelde werkkleding of een bureaustoel en/ of bureau voor de thuiswerkplek van de werknemer.
Vrijgesteld loon
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een overlijdensuitkering van maximaal 3 maandsalarissen, een maandsalaris betalen bij een 25 en/of 40-jarig diensttijdjubileum of de maandelijkse opbouw van een pensioenaanspraak.
Is geen sprake van een uitgezonderde vrijstelling, dan betreft het dus loon. Normaal gesproken betreft dit dus een belast voordeel aan de werknemer. Dit belasten kan op meerdere manieren:
- het voordeel bruto betalen onder inhouding van onder meer de loonheffing;
- het voordeel bruteren zodat de werkgever onder meer de loonheffing voor zijn rekening neemt;
- bij loon in natura het voordeel bijtellen (en niet uitbetalen) zodat daarover onder meer de loonheffing wordt ingehouden.
Kleine geschenkenregeling
De vrijstelling wellevendheid, sympathie of piëteit moet je niet verwarren met de kleine geschenkenregeling. Deze drie genoemde zaken kun je eigenlijk los zien als een voordeel uit dienstbetrekking. Denk bijvoorbeeld aan een rouwkrans bij overlijden of een fruitmand bij (langdurige) ziekte. Het betreft zaken waarin de werkgever een persoonlijke blijk van medeleven toont.
Bij de kleine geschenkenregeling moet je aan de volgende drie voorwaarden voldoen:
- De werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen een dergelijke attentie geven.
- De werkgever geeft geen geld of een waardebon.
- De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.
Het cadeau is alleen vrijgesteld als je aan alle drie de voorwaarden voldoet.
Stel dat het cadeau voldoet aan drie voorwaarden en per post wordt toegezonden aan de werknemer, dan tellen de verzendkosten niet mee voor de waarde van € 25 incl. btw.
Voorbeeld klein geschenk
Werkgever Z bezorgt ’s morgens een bos bloemen van € 25 bij een werknemer die 12,5 jaar in dienst is, gaat ’s middags op kraamvisite bij een werknemer en geeft babykleertjes ter waarde van € 25 incl. btw. ’s Avonds gaat hij naar een werknemer die trouwt en geeft een cadeaubon van € 25. Tenslotte speelt hij de dag daarna voor Sinterklaas en geeft op 5 december alle medewerkers een chocoladeletter mee naar huis ter waarde van € 7,50.
Het kraamcadeau voldoet als enige aan alle drie de voorwaarden van de kleine geschenkenregeling en valt dus als enige in dit voorbeeld onder deze vrijstelling.