‘Ik bewaar uw CV in portefeuille’ is een vaak gebruikte zin als je een interessante sollicitatie brief hebt gekregen maar er op dat moment geen passende vacature voor is. Maar je weet het nooit. Menigeen heeft op deze wijze toch nog een job gekregen en menig werkgever kon zo putten uit een interessante bron voor ontstane vacatures.
Langste tijd
Dat ‘bewaren’ heeft volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn langste tijd gehad. Het is daarom verstandig het werving- en selectieproces onder de loep te nemen en de recruitment procedure privacybestendig te maken.
Privacyverklaring
Werkgevers mogen de CV’s wel bewaren maar zijn verplicht om sollicitanten een privacyverklaring voor te leggen. In deze verklaring geeft de werkgever aan waarom hij deze gegevens bewaard en hoe lang hij de gegevens wil bewaren. Daarnaast staat in deze verklaring ook de rechten van de sollicitant zoals het recht op inzage en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn gegevens. Uiteraard kan de sollicitant ook aangeven dat zijn gegevens verwijderd worden.
Vier weken
De bewaartermijn is maximaal vier weken volgens de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Wil een werkgever deze gegevens langer bewaren dient daar toestemming voor gegeven worden door de sollicitant.
“Oude” CV’s
Heeft een werkgever op dit moment (voor 25 mei 2018) nog CV’s liggen van langer dan een jaar geleden en waarvoor geen toestemming is gevraagd dan dienen deze verwijderd te worden of de betreffende sollicitant alsnog toestemming te vragen middels een privacyverklaring.
Lastig?
Ja en nee. Deze materie vraagt aandacht en zorgvuldigheid van de werkgever maar eenmaal ingeburgerd in het systeem van de HRM afdeling is het vast werkbaar. Is het nog niet helemaal duidelijk? Bel of mail gerust met ons voor meer informatie en tips.